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            ? 上海澤迪文化傳播有限公司
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            會議執行:又愛又恨的“無限循環”
            文章來源:http://www.howtogivetheperfectgift.com 發布時間:2022-04-24 | 加入收藏 閱讀次數 :704次 返回列表

            最近“無限循環”或許是魔都人民正在經歷得一種新生活方式?!皞渭追健弊鴺四Ф?,也正在努力適應這種新生活,可能是還沒習慣,因此文章斷更了一段時間。漸漸地“偽甲方”也接受了并適應了“無限循環”,畢竟生活得繼續,工作得繼續,更要抓住這“足不出戶”的好機會練好內功,期待日后能在陽光下綻放。

            談到“無限循環”,其實策劃大大小小、各種類型的會議本質上也都是循環,可簡單分成三步曲:會前籌備 — 會中執行 — 會后復盤。上期推文提到了【如何考察會場】和【如何驗收會場】,這都屬于會前籌備的范疇?!皞渭追健笔且粋€有始有終且負責任的好男人,本期就來和大家一起聊聊【會中執行】這一part。

            老規矩,進入正文前,先給大家講一個真實故事。記得剛入行不久,就機緣巧合地被委以重任成為了一大型論壇的團隊主力之一,并還有一行業老法師(當時已70多歲)作為我們的顧問。論壇開幕前一晚深夜,老法師回房前特地跑到我面前用她的中氣十足的港式普通話和我交代VIP簽到處一定要與普通代表的有空間上的區分,并給我比劃了她建議的擺放區域?!皞渭追健北藭r已完全超負荷工作,習慣性微笑著點頭示意明白了,其實就是左耳進右耳出了。第二天一早,“偽甲方”精神抖擻地以為已經萬事俱備,正在搗鼓自己的發型時,老法師氣沖沖地向我走來伴隨著她的“怒罵”,“Unprofessional!”、 “不是這樣滴!”……“偽甲方”瞬間懵了3秒,然后上了火回懟一堆理由并表示來不及做調整,當時內心其實就是覺得這不是大問題。老法師詢問了下vendor調整難度及時間后,三下五除二地進行了修正,并拿出了精致的糖果放在她自帶的裝飾精美的托盤里,開始了她的VIP簽到注冊工作…….“偽甲方”心情平復后,遠遠地看著老法師,她和那些VIP們有說有笑,時不時遞上一粒小糖果。與此同時志愿者們已經將VIP們的會議材料等準備就緒,絲毫沒有給到VIP們等待的感覺。簡單理解,老法師對VIP簽到處位置的苛刻、自帶精致小糖果并配備精美托盤,這些做法其實就是為了達到:

            1)VIP進入酒店第一時間得到主辦方的歡迎;

            2)單獨劃分VIP簽到,最大化地給志愿者留出準備會議材料的時間;

            3)拉近主辦方與VIP的距離。

            花了挺多篇幅還原這么一個真實故事,一來可能真的是“足不出戶”把自己憋壞了,二來更是想強調會議的現場執行工作的精細程度決定了整個會議的品質,故事中提到的內容無非都是為了最大程度提升VIP參會的體驗。好了,話不多說,接下來“偽甲方”將結合近些年來積累的實戰經驗以及“被罵”經歷,為圈內各位提供一份萬能的基于甲方視角下的會議現場執行清單。

            如果“偽甲方”在AV控臺,我會這么干

            將主持詞交由會場主持人(更新最終確認的會前視頻播放流程)

            提供主持人串場詞給到控臺Show Caller

            提供定稿版會議手冊給控臺相關負責人

            主辦方內部確認好暖場視頻內容及順序并告知控臺(提前準備中英雙語提示音)

            LED屏幕畫面切換指揮監督(窗口切換按最終彩排)

            所有上屏畫面(KV、嘉賓介紹等)投屏前再做一次檢查。若有錯誤,用主KV代替

            確保嘉賓最終定稿的PPT并傳輸給控臺

            提醒并告知演講人如何使用激光筆/翻頁器

            嘉賓倒計時提醒(線下舉牌及控臺計時)

            按照環節要求,提前準備好舞臺布置(如沙發,茶幾,同傳耳機,話筒等)

            查看返送電視機內容顯示是否準確(PPT/KV/其他畫面)

            講臺演講及小組panel切換時時,提醒舞臺燈光對應調整

            舞臺一側設置無線話筒擺放臺并安排供應商專人負責

            安排專人負責監聽同傳耳機以及線上同傳是否正常(原聲/英文/中文聲道)

            如果“偽甲方”在連線&導播臺,我會這么干

            根據環節,提前開啟對應的線上會議室

            查看線上嘉賓的網絡,聲音,畫面等情況,若非正常,立即啟動預案

            若有嘉賓未按計劃正常上線,立即電話聯系(會前一定要獲得連線嘉賓的聯系方式)

            安排專人處理連線會議室中的嘉賓誤觸操作

            線上嘉賓演講時,提醒導播將現場觀眾的畫面輸入連線會議室

            要求供應商線上錄制視頻

            直播開始前務必與嘉賓、控臺等技術溝通到位全體standby后,才能正式推流

            確認所有拉流媒體平臺是否信號正常

            各預案確認完成,以應對直播期間出現突發狀況,參考預案如下:

            1)主KV;

            2)主辦方宣傳片;

            3)提前錄制的城市風景照墊片;

            4)大會全景

            直播中各場景底圖對應議程進行切換,注意尺寸比例正確

            直播畫面切換指揮監督

            每一位嘉賓直播畫面中上字幕條前,需再次核對信息是否準確

            最新的貴賓座次席及每個環節上臺流程update給導播

            監督指揮三個場景畫面的取景(會議現場、直播間、連線會議室)

            務必提醒導播線上嘉賓演講時,直播間與連線會議室的呈現畫面是不同的

            嘉賓上場的取景:搖臂跟隨嘉賓,同時取景帶上大屏上的嘉賓介紹

            講臺演講的取景:注意嘉賓背后的品牌露出(logo或大會名稱等)以及穿屏現象

            小組討論的取景:考慮嘉賓坐高,盡可能帶到嘉賓桌牌

            如果“偽甲方”在會務Team,我會這么干

            一個大會的會務工作極其復雜,本文主要聚焦會場內的現場會務工作。交通、餐飲、住宿、接待等等工作,歡迎圈內專業人士補充。

            嘉賓引領點提前踩點確認(入場、用餐)

            按最終臺型擺放桌牌,安排專人負責會議材料補打

            復查嘉賓臺面資料擺放順序及完整性(包括水筆是否書寫流暢)

            若有翻臺環節,資料回收時要求分類回收,以下兩點請注意:

            1)嘉賓隨身物品,交給簽到處;

            2)回收有嘉賓筆記的紙并記錄嘉賓姓名。

            合作伙伴權益落地情況匯總,現場拍照存檔

            根據每個環節要求,提前準備好講臺材料/同傳耳機/無線麥等

            在講臺或茶幾上備好礦水(特殊情況特殊對待)

            安排志愿者清點會場嘉賓人數(開場后,茶歇后,結束前)若使用門禁系統,請Vendor提供數據分析報告

            會場室溫根據實際情況調整 、提醒酒店嘉賓茶水服務

            準備搖鈴,以便茶歇后重新召集嘉賓回到會場

            若有合影環節,貼完名字的合影座椅提前就位(小tips:給攝影師準備一支話筒,以便指揮合影)

            本期推文就先啰嗦到這,希望能給各位圈內人士一定的參考價值?!皞渭追健币蔡岢鲆粋€觀點,無論是甲方還是乙方在做會議活動時,都要有主人翁精神和主辦方思維。

            澤迪國際展覽搭建有限公司(簡稱:澤迪國際),是一家專業上海展臺搭建布置公司,主要提供展會展覽設計、展會展覽搭建、展會展覽布置搭建、展會展覽設計、商務服務、咨詢策劃、舞臺、活動、專賣店、展示廳及大型會議等設計策劃、施工搭建、維護一體化的展覽設計建造服務企業。公司經驗豐富,實力雄厚,擁有國內專業的的展示策劃設計人才和獨立的施工團隊,建設了3000平米的展覽制作基地。


            最近“無限循環”或許是魔都人民正在經歷得一種新生活方式?!皞渭追健弊鴺四Ф?,也正在努力適應這種新生活,可能是還沒習慣,因此文章斷更了一段時間。漸漸地“偽甲方”也接受了并適應了“無限循環”,畢竟生活得繼續,工作得繼續,更要抓住這“足不出戶”的好機會練好內功,期待日后能在陽光下綻放。

            談到“無限循環”,其實策劃大大小小、各種類型的會議本質上也都是循環,可簡單分成三步曲:會前籌備 — 會中執行 — 會后復盤。上期推文提到了【如何考察會場】和【如何驗收會場】,這都屬于會前籌備的范疇?!皞渭追健笔且粋€有始有終且負責任的好男人,本期就來和大家一起聊聊【會中執行】這一part。

            老規矩,進入正文前,先給大家講一個真實故事。記得剛入行不久,就機緣巧合地被委以重任成為了一大型論壇的團隊主力之一,并還有一行業老法師(當時已70多歲)作為我們的顧問。論壇開幕前一晚深夜,老法師回房前特地跑到我面前用她的中氣十足的港式普通話和我交代VIP簽到處一定要與普通代表的有空間上的區分,并給我比劃了她建議的擺放區域?!皞渭追健北藭r已完全超負荷工作,習慣性微笑著點頭示意明白了,其實就是左耳進右耳出了。第二天一早,“偽甲方”精神抖擻地以為已經萬事俱備,正在搗鼓自己的發型時,老法師氣沖沖地向我走來伴隨著她的“怒罵”,“Unprofessional!”、 “不是這樣滴!”……“偽甲方”瞬間懵了3秒,然后上了火回懟一堆理由并表示來不及做調整,當時內心其實就是覺得這不是大問題。老法師詢問了下vendor調整難度及時間后,三下五除二地進行了修正,并拿出了精致的糖果放在她自帶的裝飾精美的托盤里,開始了她的VIP簽到注冊工作…….“偽甲方”心情平復后,遠遠地看著老法師,她和那些VIP們有說有笑,時不時遞上一粒小糖果。與此同時志愿者們已經將VIP們的會議材料等準備就緒,絲毫沒有給到VIP們等待的感覺。簡單理解,老法師對VIP簽到處位置的苛刻、自帶精致小糖果并配備精美托盤,這些做法其實就是為了達到:

            1)VIP進入酒店第一時間得到主辦方的歡迎;

            2)單獨劃分VIP簽到,最大化地給志愿者留出準備會議材料的時間;

            3)拉近主辦方與VIP的距離。

            花了挺多篇幅還原這么一個真實故事,一來可能真的是“足不出戶”把自己憋壞了,二來更是想強調會議的現場執行工作的精細程度決定了整個會議的品質,故事中提到的內容無非都是為了最大程度提升VIP參會的體驗。好了,話不多說,接下來“偽甲方”將結合近些年來積累的實戰經驗以及“被罵”經歷,為圈內各位提供一份萬能的基于甲方視角下的會議現場執行清單。

            如果“偽甲方”在AV控臺,我會這么干

            將主持詞交由會場主持人(更新最終確認的會前視頻播放流程)

            提供主持人串場詞給到控臺Show Caller

            提供定稿版會議手冊給控臺相關負責人

            主辦方內部確認好暖場視頻內容及順序并告知控臺(提前準備中英雙語提示音)

            LED屏幕畫面切換指揮監督(窗口切換按最終彩排)

            所有上屏畫面(KV、嘉賓介紹等)投屏前再做一次檢查。若有錯誤,用主KV代替

            確保嘉賓最終定稿的PPT并傳輸給控臺

            提醒并告知演講人如何使用激光筆/翻頁器

            嘉賓倒計時提醒(線下舉牌及控臺計時)

            按照環節要求,提前準備好舞臺布置(如沙發,茶幾,同傳耳機,話筒等)

            查看返送電視機內容顯示是否準確(PPT/KV/其他畫面)

            講臺演講及小組panel切換時時,提醒舞臺燈光對應調整

            舞臺一側設置無線話筒擺放臺并安排供應商專人負責

            安排專人負責監聽同傳耳機以及線上同傳是否正常(原聲/英文/中文聲道)

            如果“偽甲方”在連線&導播臺,我會這么干

            根據環節,提前開啟對應的線上會議室

            查看線上嘉賓的網絡,聲音,畫面等情況,若非正常,立即啟動預案

            若有嘉賓未按計劃正常上線,立即電話聯系(會前一定要獲得連線嘉賓的聯系方式)

            安排專人處理連線會議室中的嘉賓誤觸操作

            線上嘉賓演講時,提醒導播將現場觀眾的畫面輸入連線會議室

            要求供應商線上錄制視頻

            直播開始前務必與嘉賓、控臺等技術溝通到位全體standby后,才能正式推流

            確認所有拉流媒體平臺是否信號正常

            各預案確認完成,以應對直播期間出現突發狀況,參考預案如下:

            1)主KV;

            2)主辦方宣傳片;

            3)提前錄制的城市風景照墊片;

            4)大會全景

            直播中各場景底圖對應議程進行切換,注意尺寸比例正確

            直播畫面切換指揮監督

            每一位嘉賓直播畫面中上字幕條前,需再次核對信息是否準確

            最新的貴賓座次席及每個環節上臺流程update給導播

            監督指揮三個場景畫面的取景(會議現場、直播間、連線會議室)

            務必提醒導播線上嘉賓演講時,直播間與連線會議室的呈現畫面是不同的

            嘉賓上場的取景:搖臂跟隨嘉賓,同時取景帶上大屏上的嘉賓介紹

            講臺演講的取景:注意嘉賓背后的品牌露出(logo或大會名稱等)以及穿屏現象

            小組討論的取景:考慮嘉賓坐高,盡可能帶到嘉賓桌牌

            如果“偽甲方”在會務Team,我會這么干

            一個大會的會務工作極其復雜,本文主要聚焦會場內的現場會務工作。交通、餐飲、住宿、接待等等工作,歡迎圈內專業人士補充。

            嘉賓引領點提前踩點確認(入場、用餐)

            按最終臺型擺放桌牌,安排專人負責會議材料補打

            復查嘉賓臺面資料擺放順序及完整性(包括水筆是否書寫流暢)

            若有翻臺環節,資料回收時要求分類回收,以下兩點請注意:

            1)嘉賓隨身物品,交給簽到處;

            2)回收有嘉賓筆記的紙并記錄嘉賓姓名。

            合作伙伴權益落地情況匯總,現場拍照存檔

            根據每個環節要求,提前準備好講臺材料/同傳耳機/無線麥等

            在講臺或茶幾上備好礦水(特殊情況特殊對待)

            安排志愿者清點會場嘉賓人數(開場后,茶歇后,結束前)若使用門禁系統,請Vendor提供數據分析報告

            會場室溫根據實際情況調整 、提醒酒店嘉賓茶水服務

            準備搖鈴,以便茶歇后重新召集嘉賓回到會場

            若有合影環節,貼完名字的合影座椅提前就位(小tips:給攝影師準備一支話筒,以便指揮合影)

            本期推文就先啰嗦到這,希望能給各位圈內人士一定的參考價值?!皞渭追健币蔡岢鲆粋€觀點,無論是甲方還是乙方在做會議活動時,都要有主人翁精神和主辦方思維。

            澤迪國際展覽搭建有限公司(簡稱:澤迪國際),是一家專業上海展臺搭建布置公司,主要提供展會展覽設計、展會展覽搭建、展會展覽布置搭建、展會展覽設計、商務服務、咨詢策劃、舞臺、活動、專賣店、展示廳及大型會議等設計策劃、施工搭建、維護一體化的展覽設計建造服務企業。公司經驗豐富,實力雄厚,擁有國內專業的的展示策劃設計人才和獨立的施工團隊,建設了3000平米的展覽制作基地。


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